Leestijd: 4 minuten
Het is weer maandag en je hebt waarschijnlijk al je eerste meeting(s) achter de rug. Bruisend van de energie, blij dat knopen zijn doorgehakt en er gedragen besluiten zijn genomen die een positieve impact op de hele organisatie gaan hebben. En wat was het fijn om te zien dat er ondanks de discussie goed werd geluisterd naar elkaar en er zoveel vragen werden gesteld.
Dat hielp echt om inzicht in de verschillen zichtbaar te krijgen en een weloverwogen eenduidig besluit te nemen. Je kon zelfs achteroverleunen. En dan nu even rustig genieten van een bakkie koffie. Of…..liep het toch anders?
Er wordt ja gezegd maar nee gedaan
Toch ben je weer later gestart, omdat niet iedereen er was. Je hebt lang niet alle agendapunten kunnen bespreken en hebt de kar weer eens moeten trekken. Nog dezelfde middag hoor je in de wandelgangen dat je teamleden helemaal niet tevreden zijn met bepaalde afspraken. Er wordt blijkbaar in het overleg ja gezegd maar nee gedaan. Ook heeft lang niet iedereen zich uitgesproken. Het zijn weer dezelfde mensen die aan het woord zijn, de anderen zijn stil.
Bij het koffieapparaat heeft iedereen een duidelijke mening over de genomen besluiten. ‘Nou ik was het er helemaal niet mee eens, maar iets zeggen heeft toch geen zin’ of ‘Wat gaan we nu eigenlijk precies doen?’
De moed zakt je in de schoenen en je bent gefrustreerd. Je hebt van alles geprobeerd en de wil is er zeker, maar het werkt niet. De frustratie die jij voelt, is zeer waarschijnlijk ook aanwezig in je team, maar wordt niet uitgesproken.
Kijk dan eens kritisch naar de structuur binnen jouw teamoverleg.
Het bieden van een duidelijke structuuropbouw is één manier die je helpt om beweging te creëren.
Mijn 11 tips voor meer structuur in een overleg:
- Hou je aan de tijd
Start op tijd en eindig op tijd. Ook al komen mensen later binnen.
- Check-in
Een check-in werkt goed om even te landen. Is de focus er of heeft iemand een afleiding.
- Duidelijke verwachtingen
Wees duidelijk in je verwachtingen en check of dit aansluit bij de verwachting en behoefte van je team.
- Verdeel rollen
Door het benoemen van een voorzitter, notulist en tijdsbewaker vergroot je de eigen en gezamenlijke verantwoordelijkheid. Je kan dit rouleren.
- Hou ruimte
Zorg voor een (niet te volle) agenda, actie- en besluitenlijst. Geef ruimte aan inhoud en proces. Door ruimte te maken voor gedoe en conflicten, kan een team juist sterker worden.
- Stel vragen
Luister, stel (open) vragen, stel nog meer vragen en vat samen. Zo verklein je het doen van aannames en voelt iemand zich gehoord. Dit vergroot het vertrouwen en de veiligheid.
- Geef complimenten
Geef complimenten voor dingen die goed gaan.
- Benoem ongewenst gedrag
Durf mensen aan te spreken op gedrag dat niet bijdraagt aan de gezamenlijke teamresultaten en werksfeer.
- Wees zelf het voorbeeld
Zorg ervoor dat je zelf voorbeeldgedrag laat zien. Goed voorbeeld doet goed volgen.
- Afspraken maken
Maak samen afspraken hoe jullie besluiten willen bespreken en leg dit vast. Bijvoorbeeld via een brainstorm, via een rondje of in groepjes.
- Leg besluiten vast
Vat een genomen besluit concreet samen en leg dit vast. Bepaal mogelijke actiepunten, wie dat gaat doen en leg dit ook vast.
Het is niet direct sexy, wel nodig voor ruimte en rust.
Ik zie nog veel overleggen die niet het gewenste resultaat opleveren en geen helder gezamenlijk teamdoel en samenwerkingsafspraken hebben. Mensen haken af en komen er gefrustreerd uit omdat ze niet weten wat ze te doen staat. Het ontbreekt aan eigen en gezamenlijke verantwoordelijkheid en jij als leidinggevende bent hier heel hard aan het werk.
Wil jij dit nu eens echt anders? Ik denk graag met je mee via
Groeten Tinus
